Hubert Högl, Hubert.Hoegl@t-online.de
Version 0.1, 8. Mai 2023 (Kommentare dazu gerne an die obige Email Adresse schicken)
Die im Folgenden beschriebenen Hauptaufgaben der Software sind alle realistisch zu verwirklichen. Ich habe nun schon einige Trainingspläne beim TSG Stadtbergen Tennis nach diesem Schema aufgestellt, allerdings existiert die Software zur Zeit nur in Form von kurzen Python-Skripten, die ich auf der Kommandozeile bediene. Das kann man schlecht auf andere Menschen übertragen, deshalb ist die Idee entstanden, dafür ein Web-basiertes Programm zu erstellen, das (hoffentlich) einfach bedient werden kann. Es ist geplant die Software im Rahmen einer Bachelorarbeit an der Hochschule Augsburg erstellen zu lassen, das Programm wird in der Entwicklungs- und Testphase auf einem virtuellen Server der Hochschule Augsburg laufen (kostenlos), sollte es später zu einem produktiven Einsatz kommen, dann wird es auf einen virtuellen Server der Firma Hetzner (https://www.hetzner.com) installiert, ebenfalls kostenlos für den Verein. Das Unternehmen Hetzner ist sicherheitszertifiziert, siehe unter https://www.hetzner.com/de/unternehmen/zertifizierung. Das Programm wird unter einer Open-Source Lizenz veröffentlich werden, es kann also jederzeit kostenlos eingesehen, verändert und weiterverteilt werden.
Der Mensch soll sich auf die Teile konzentrieren können, die nicht automatisierbar sind, das ist vor allem das eigentliche Erstellen des Trainingsplans.
Nervige Routinearbeiten soll so weit wie möglich automatisierbar sein, zum Beispiel das Verarbeiten der Anmeldedaten für ein Training oder das Verschicken der Trainingsdaten nach erfolgtem Aufstellen des Trainingsplans an die Trainer und an die Eltern/Jugendlichen.
Es soll ermöglicht werden, dass sich Personen an der Jugendarbeit im Verein beteiligen können, ohne erst eine grosse Einstiegshürde bewältigen zu müssen.
Einlesen der Mitgliederliste (M) und Filtern nach Alter < 18 Jahre. Das Ergebnis ist die Jugend-Mitgliederliste (JM).
Eingabe von Nicht-Mitgliedern (NM) z.B. “Schnupperkinder”. Die Zeitspanne, wie lange jemand schon NM ist soll abrufbar sein, so dass nach einer gewissen Zeitspanne an den Eintritt in den Verein erinnert werden kann.
Für jede Person in JM und NM soll abrufbar sein:
Ausgabe einer nach Alter sortierten Liste für das nächste Jahr, in der auch die Altersgrenzen für die Mannschaften U9, U10, U12, U15, U18 markiert sind. In der Liste sind sowohl JM als auch NM enthalten und markiert. Diese Liste dient der Planung für die Mannschaften im nächsten Jahr.
Das Programm soll Abfragen ermöglichen, ein paar Beispiele:
Eingabe von den Kontaktdaten der Trainer
Anmeldung Sommertraining/Wintertraining
Die geplante Software soll flexibel die elektronischen Anmeldedaten entgegennehmen können, die mit einer anderen Software generiert wurden. Aktuell wird zur Anmeldung ein Formular mit Wordpress (https://www.tennis-stadtbergen.de/anmeldung-jugendtraining-sommer-2023) erzeugt, das die Eingabedaten per Email an die Jugendwarte schickt. Die geplante Software soll diese Anmeldedaten automatisiert einlesen können. Als Alternative zu Emails könnte man die Anmeldedaten auch über Web-Techniken (REST-API, HTTP Push) übertragen.
Die Anmeldedaten sollen durch die Software in eine übersichtliche Form gebracht werden, so dass die Planung der Trainingsstunden für den Menschen möglichst einfach wird.
Die möglichen Zeiten sollen für alle angemeldeten Jugendlichen in
einer anschaulichen Tabelle angezeigt werden, die Reihenfolge der Zeilen
soll änderbar sein, so dass man mit dem freien Auge leicht überlappende
Trainingszeiten sehen und daraus Gruppierungen machen kann. Die
Nummernzeichen (#) markieren mögliche Stunden, beim Punkt
(.) hat die Person keine Zeit.
Name Mo1 Mo2 Mo3 Mo4 Di1 Di2 Di3 Di4 Di5 Mi1 Mi2 Mi3 Do1 Do2 Do3 Do4 Do5 Do6
Maria Muster . . . . . # . . . . . . . . # # . .
Paul Panther . . . . . . . # . . . . . . . . . #
Rosa Rüssel . # # # . # . . . # . . # # # # . .
Lilli Lustig . # # . . . . . . # . . . . . . . .
...An dieser Stelle ist meist mehr oder weniger Handarbeit nötig, Rückfragen bei Eltern und Jugendlichen per Email oder Whatsapp, neue mögliche Zeiten in Erfahrung bringen, Probleme lösen und so weiter.
Ausserdem gibt es bei der Anmeldung noch Textfelder, in denen Wünsche mitgegeben werden können, z.B. mögliche SpielpartnerInnen, gewünschte Gruppengrösse, wie viele Trainings pro Woche, Training nur alle zwei Wochen und ähnliches. Die geplante Software soll diese Zusatzinformationen möglichst einfach visualisieren können, z.B. in Form von Popup-Fenstern.
Trainingsplan erstellen
Der Trainingsplan wird in der geplanten Software von Hand erstellt aufgrund der oben gezeigten Zeit-Tabelle und den Anmerkungen in den Textfeldern. Geplant ist eine Beschreibung als Baumstruktur in der Web-Anwendung (für Insider: intern wird es das YAML Format sein). Eine Gruppe besteht meist aus 1 bis 4 Jugendlichen, die üblicherweise eine Stunde bei einem Trainer trainieren. In der ersten Gruppe die im folgenden gezeigt wird ist Boris der Trainer, die Trainingsstunde geht am Montag ab 16 Uhr los und die Kinder sind Maria, Paul und Rosa:
Montag:
Boris_16:
- Maria Muster
- Paul Panther
- Rosa Rüssel
Boris_17:
- Anton Muster
- Eva Energy
Boris_18:
- Lilli Lustig
- Leonard Löwe
- Paula Power
...
Dienstag:
Steffi_14:
- Timo Turnschuh
...
...Wichtig ist, dass man den Trainingsplan einfach ändern und erweitern kann.
Dieser Plan ist noch nicht wie in der üblichen Art einer Excel-Tabelle gezeichnet, die man dann im Tennisheim an die Wand hängt. Aus der internen Darstellung (Baumstruktur) des Trainingsplans kann die Software jedoch automatisch eine Tabellendarstellung erzeugen, die man ausdrucken kann. Änderungen des Trainingsplans sind jedoch immer in der Baumstruktur zu machen, daraus kann man eine neue Version des Trainingsplans in Tabellenform generieren und ausdrucken.
Routineaufgaben während und nach Erstellen des Trainingsplans
An einzelne Gruppe oder Gruppen eine Email verschicken.
An alle Trainingsgruppen per Email die Trainingszeit und den Kontakt zum Trainer verschicken. Das wäre die gewünschte Tätigkeit nach Abschluss der Planung und vor Beginn des Trainings.
An einzelnen Trainer oder an alle Trainer eine Nachricht schicken.
An jeden Trainer die Kontaktdaten der Jugendlichen, das Alter, Mannschaftszugehörigkeit (optional) die er trainiert per Email schicken.
Die geplante Software soll kein vollwertiges Email Programm enthalten, sondern nur die wesentlichen Teile zum automatisierten Verschicken von Mails. Auch soll es möglich sein, die Email Adressen aus der Software einfach zu kopieren, so dass man sie leicht in das Adressfeld des gewohnten Email-Programms, z.B. Thunderbird, kopieren kann. Wenn es Antworten auf die automatisch verschickten Emails gibt, dann muss man in das Email-Programm seiner Wahl (z.B. Thunderbird) wechseln.
Jeder der mit dem Programm arbeitet bekommt einen sicheren Login.
Es gibt die Rolle des passiven Beobachters, dieser kann nichts ändern. Mehrere Personen können zur gleichen Zeit in dieser Rolle sein.
Es gibt die Rolle des aktiven Bearbeiters. Nur eine Person kann das zu einem Zeitpunkt sein.
Es gibt einen besonderen Zugang für den Administrator
Zuordnung der Rollen bei den anderen Zugängen
Kann besondere Funktionen steuern, die der normale aktive Bearbeiter nicht erledigen kann. Was das genau umfasst, muss noch geklärt werden.
Ein Hauptproblem ist die mangelnde stabile Erreichbarkeit der Personen über das Medium Email. Sehr viele Menschen bevorzugen die Kommunikation über Messengerdienste, an erster Stelle Whatsapp, andere wiederum (zum Glück nur sehr wenige) wollen an einer Festnetznummer angerufen werden.
Prinzipiell kann die geplante Software auch Nachrichten über Messenger-Dienste verschicken, jedoch ist das gerade bei Whatsapp schwierig, bzw. nicht erlaubt. Nachrichtendienste die das erlauben sind z.B. Signal (https://signal.org) und Telegram (https://telegram.org). Viele Mitglieder sind auch bereits über diese Kanäle erreichbar.
Meine Empfehlung ist, alle Mitglieder daran zu erinnern, dass die Kommunikation per Email wichtig ist und dass es die Organisation im Verein vereinfacht, wenn alle stabil über Email erreichbar sind, die typische zeitliche Verzögerung von 1 bis 2 Tagen sollte keine Rolle spielen für längerfristige Planungen wie Sommer/Wintertrainings.
Die aktuelle Praxis bei Leuten die in der Vereinsverwaltung tätig sind, ist die Kontaktdaten der Jugend-Mitglieder und Schnupperkinder in den Kontakten auf dem Smartphone zu haben, um schnell Whatsapp-Nachrichten zu verschicken. Das machen natürlich viele so (auch ich habe mich in den letzten Jahren daran gewöhnt), aber es bleibt ein ungutes Gefühl, dass man viele Kontaktdaten einfach so in die Welt schickt zu den grossen Datensammlern, ohne sich um Datenschutz zu kümmern.
Es sollte ausserdem keine Vorbedingung sein, dass man erst mal 60 bis 80 Kontaktdaten in das eigene Smartphone einspeichert, wenn man an der Jugendarbeit im Verein mitmachen möchte. Es wäre auf alle Fälle vorzuziehen, dass man mit den Kontaktdaten arbeitet, die sicher in der geplanten Software gespeichert sind.